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Assistant/e de direction – Paris 75

Dans le cadre d’un remplacement,
L’Alliance Villes Emploi recherche
Son Assistant/e de direction

 

Activités principales :

Secrétariat :

  • Gestion du courrier et des mails entrants et sortants.
  • Accueil téléphonique.
  • Classement et archivage.
  • Rédaction et mise en forme de certains documents (courriers, notes).

Planning et organisation :

  • Gestion de l’agenda de la déléguée générale.
  • Planification et organisation des réunions.
  • Préparation de l’ordre du jour et des dossiers pour les réunions.
  • Organisation des déplacements : réservation des transports et hébergements.
  • Gestion du planning annuel et du calendrier partagé de l’équipe.
  • Gestion de la logistique attachée aux réunions et événements : réservations, repas, etc.
  • Gestion des achats (fournitures) en lien avec la comptabilité.
  • Participation à l’organisation d’événements (journées nationales, notamment).

Communication :

  • Mise à jour de fichiers (adhérents, partenaires, etc.).
  • Diffusion de mailings, en appui à la chargée de communication.

Instances :

  • Suivi des échéances (convocations, ordres du jour).
  • Préparation des dossiers à destination des instances.
  • Rédaction des compte-rendu des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale.

Administration des formations :

  • Suivi des inscriptions.
  • Lien avec la comptabilité (inscriptions, facturation).
  • Logistique : réservation des salles, accueil, repas.
  • Gestion des documents administratifs : confirmations, émargements, attestations.

Profil :

  • Bac +2/3, de formation « Assistant manager », « Office manager » ou expérience probante.
  • 2 ans d’expérience minimum, connaissance du secteur associatif ou des collectivités locales bienvenue.
  • Excellentes qualités relationnelles.
  • Très bon niveau d’expression orale et écrite.
  • Grande rigueur, vrai sens de l’organisation.
  • Autonomie, capacité à mener plusieurs tâches de front, y compris dans l’urgence.
  • Maîtrise du pack office, une expérience de gestion de site Internet est un plus.

Conditions :

  • CDD de remplacement (15 septembre 2019 au 31 mars 2020).
  • Rémunération selon profil : 2600€ à 2900€ bruts mensuels.
  • Le poste est basé à Paris 2e, dans les locaux de l’Alliance Villes Emploi.
  • Prise en charge 50% des transports, tickets restaurant.

Les candidatures sont à adresser dans les meilleurs délais à : ave@ville-emploi.asso.fr

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Publié dans Offres d'emploi

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